Papieren werkbonnen, urenbriefjes, rapportages en eindeloze Excelsheets zijn in de bouwwereld nog altijd geen uitzondering. En dat terwijl de mogelijkheden om processen te digitaliseren en veel efficiënter in te richten er zeker wel zijn. Maar hoe doe je dat en waar begin je? Om je hier een idee van te geven, delen we het digitalisatieproces op in een aantal eenvoudige stappen. Hiermee kun je goed een eerste beeld vormen wat ervoor nodig is om je bouwbedrijf papierloos in te richten. Wij hebben door de jaren heen veel bouwbedrijven mogen helpen om hun werkprocessen te digitaliseren en zo veel tijd te besparen. Daarom zullen we naast de te doorlopen stappen ook een aantal voorbeelden uit de praktijk bespreken. 

Stap 1: inventariseren 

De eerste stap is om samen te inventariseren uit welke onderdelen de organisatie bestaat en welke (papieren) processen daarbij horen. Zo krijgen we een goed beeld welke processen we kunnen digitaliseren. Maar ook wat daar de voordelen van zijn en welke software oplossingen daar het beste bij passen. Het is hierbij belangrijk om niet alleen naar de huidige situatie te kijken, maar ook de blik op de toekomst te richten. Door digitale processen toekomstbestendig in te richten, kan je bedrijf groeien en kun je snel inspelen op ontwikkelingen.   

Stap 2: samenvoegen 

De bouwsector is bij uitstek een sector waar veel processen samenkomen en waar een strakke planning, efficiënt samenwerken en heldere communicatie dé factoren voor succes zijn. Om een gebruiksvriendelijke en goedwerkende digitale werkomgeving te creëren, is het belangrijk om na de inventarisatiefase te kijken welke processen we kunnen samengevoegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een digitale werkbon waar ook gelijk de gebruikte materialen toegevoegd kunnen worden. Maar je kunt bijvoorbeeld ook denken aan het maken van een softwarekoppeling tussen de uren- en salarisadministratie. Hoe meer onderdelen van de organisatie we op een slimme manier kunnen samenvoegen, hoe efficiënter en gebruiksvriendelijker processen verlopen en hoe meer tijdwinst er geboekt kan worden.                         

Stap 3: testen en innoveren 

Ondanks dat we veel ervaring hebben met het innoveren en digitaliseren van werkprocessen binnen de bouwsector, moeten we software in de praktijk altijd blijven testen. Het is namelijk belangrijk dat iedereen binnen de organisatie op een fijne manier met de software kan werken. Ook brengen we continu eventuele verbeterpunten in kaart. En als we eenmaal een goede softwarebasis hebben staan, kijken we hoe we daarop verder kunnen bouwen. Dan gaat het om het toevoegen van innovatieve functionaliteiten, die je medewerkers, klanten en concurrenten zullen verrassen. Zo laten we de software meegroeien met jouw bouwbedrijf. Daarnaast kunnen we hierdoor razendsnel inspelen op de nieuwste ontwikkelingen binnen de sector. 

Digitale oplossingen van beeproger binnen de bouwsector

Door de jaren heen hebben we veel bouwbedrijven mogen helpen met verschillende softwareoplossingen. Ondanks dat de projecten allemaal een verschillend karakter hadden, was de rode draad altijd wel dat verouderde, trage en fysieke processen nodig gedigitaliseerd moesten worden. 

Zo ontwikkelden we voor Avitec een applicatie waarin medewerkers eenvoudig hun gewerkte uren inboeken. Deze applicatie koppelden we vervolgens weer aan de software van UNIT4. Hierdoor koppelen we de uren ook gelijk aan bijvoorbeeld de salarisadministratie.

Voor een ander bouwbedrijf, SW Vastgoedverbetering, ontwikkelden we een portaal waarin alle betrokken partijen bij een bouwproject gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. Het resultaat is een applicatie bestaande uit 3 portalen: een medewerkersportaal, klantportaal, en bewonersportaal, waarin de verschillende betrokken partijen snel informatie kunnen uitwisselen. 

Op het gebied van innovatie zijn de oplossingen die we vonden voor Aveco de Bondt (werkzaam in de asbestbranche) een goed voorbeeld. Zo ontwikkelden we onder andere een applicatie waarin bijgehouden wordt hoe lang medewerkers worden blootgesteld aan asbest. Daarmee brengen we eenvoudig eventuele gezondheidsrisico’s in kaart.

Samen jouw bouwbedrijf papierloos inrichten

Is jouw organisatie actief in de bouwsector? En ben je benieuwd hoe jij je organisatie toekomstbestendiger en winstgevender in kan richten door te digitaliseren? Of heb je misschien zelf al een idee voor een applicatie of software oplossing? We gaan graag vrijblijvend met je in gesprek. Neem gerust contact met ons op of plan een kennismakingsgesprek in.