Hoe moet je jouw bedrijfsproces automatiseren?

Hoe moet je jouw bedrijfsproces automatiseren?

We hebben het met z’n allen wel steeds over het automatiseren van bedrijfsprocessen, maar waar begin je eigenlijk? Want stel: je hebt de knoop doorgehakt. Je wilt beter en efficiënter werken, zodat je werknemers zich bezig kunnen houden met het werk dat ze écht leuk vinden en waar ze écht goed in zijn. Zo hoeven ze minder tijd te besteden aan saaie, repetitieve taken die veel tijd kosten.

Maar ja, welke van die taken automatiseer je eerst?

De grote vraag is natuurlijk welke automatisering je het meeste oplevert. Daarvoor maak je verschillende afwegingen. Het ideale proces moet namelijk complex genoeg zijn om te profiteren van automatisering, maar tegelijkertijd simpel genoeg dat het door een applicatie geautomatiseerd kan worden. Daarnaast moet het proces zo belangrijk zijn dat automatisering ervan ook daadwerkelijk iets oplevert. Klinkt allemaal heel logisch, maar het zijn wel belangrijke overwegingen om erachter te komen welke automatisering het meeste impact gaat hebben.

Stap 1: bedrijfsprocessen in kaart brengen

Breng daarom eerst de processen van je bedrijf of afdeling in kaart. Dat hoeft echt geen document van 50 pagina’s te zijn (tenzij je CEO bent van een multinational met 60 afdelingen – dan wordt het iets ingewikkelder), maar begin eerst met het uitschrijven van één proces. Geef per taak aan hoe dit op dit moment wordt uitgevoerd: handmatig of maken jullie gebruik van een software pakket?

Stap 2: welke taken kunnen geautomatiseerd worden?

Kijk vervolgens welke van die taken nog niet geautomatiseerd zijn, maar dat wel zouden kunnen worden. Het gaat erom dat je de taken die op dit moment handmatig worden gedaan eruit filtert, en vervolgens bekijkt welke geautomatiseerd kunnen worden door middel van software.

Ik weet dat er mensen zijn die zeggen dat we op een gegeven moment allemaal onze banen gaan verliezen aan robots en dat alles dus wel geautomatiseerd kan worden, maar laten we even nuchter zijn: bepaalde taken kunnen echt niet door een app uitgevoerd worden. Een app gaat er in een verzorgingstehuis niet voor zorgen dat oudere mensen ’s ochtends uit hun bed gehaald worden en dat er iemand even een praatje met ze maakt. Dat is gewoon mensenwerk.

Maar… een goede app kan er wel voor zorgen dat de administratie een stuk makkelijker is, zodat zorgverleners meer tijd overhouden voor zorg. Kijk dus kritisch welke taken met een app opgepakt kunnen worden.

Stap 3: welke taken hebben het meeste baat bij automatiseren?

Goed, nu heb je als het goed is een overzicht van alle processen en daarbij behorende taken. Vervolgens gaan we kijken welke van die taken het meeste baat hebben bij automatisering – oftewel welke automatisering het meeste impact zou hebben (positief dan hè). Daarvoor is het van belang dat je de processen selecteert die op dit moment relatief veel tijd kosten en dus veel geld kosten. Je kunt wel bedenken dat het uitlaten van de kantoorhond geautomatiseerd moet worden, maar of jullie organisatie daar veel baat bij heeft valt te betwijfelen.

Maar… schrijft jullie buitendienst op papier hoeveel kilometers ze gemaakt hebben, worden die briefjes vervolgens doorgegeven aan de administratie (als ze er niet een paar kwijtraken), moet de secretaresse deze handmatig in een Excel bestand tikken en worden deze gegevens vervolgens in het boekhoudsysteem ingevoerd door de mensen van de financiële administratie? Dan kun je op je vingers nagaan dat een slimme app die ervoor zorgt dat je niks meer handmatig hoeft in te voeren of over te typen je collega’s heel wat tijd en frustratie bespaart.

Stap 4: bij welke van die taken ligt de meeste frustratie?

Daarnaast is het ook goed om te kijken welke van die taken de meest frustratie oplevert – van klanten of werknemers. Hostingbedrijf SoHosted merkte bijvoorbeeld dat hun klanten het vervelend vonden dat ze niet zelf konden aangeven hoeveel rekenkracht en opslagruimte ze voor hun server nodig hadden. Door die taak te automatiseren sloegen ze meerdere vliegen in één klap: blije klanten (want: snelle service) en tevreden medewerkers (want: meer tijd om zich met andere dingen bezighouden).  

Stap 5: houd het simpel

En tot slot: zorg ervoor dat je eerst de taken automatiseert die wat minder complex zijn. Complexere taken zijn namelijk moeilijker om te automatiseren, ook al zou zo’n automatisering op termijn meer impact kunnen hebben. Door te beginnen met de simpele taken kun je als bedrijf eerst wat ervaring opdoen met het automatiseren van bedrijfsprocessen.

Verschillende applicaties voor verschillende behoeften

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen door middel van apps kan in principe elk bedrijf doen, onafhankelijk van zaken als branche of locatie. Als je binnen je organisatie al eerder je processen in kaart hebt gebracht en aan de hand daarvan processen hebt geautomatiseerd, sta je misschien al op het punt om ook de meer complexe handelingen te automatiseren. Voor bedrijven die nog niet zover zijn is het handiger om eerst te kijken welke processen ze snel kunnen automatiseren, die veel impact hebben.

Maar wees gerust, je hoeft niet alles zelf te doen. Wij begrijpen dat het soms lastig is om in te schatten wat een applicatie allemaal voor je kan doen. Misschien heb jij wel heel goed in beeld wat je bedrijfsprocessen zijn en wat je zou willen verbeteren, maar heb je geen idee wat er technisch allemaal mogelijk is.

Mocht je dat eens door willen nemen, dan kun je contact opnemen met ons voor een eerste gesprek. Zo’n gesprek is helemaal gratis en puur bedoeld als eerste kennismaking. Wij willen graag een idee krijgen van waar je staat en wat je doelen zijn. Aan de hand daarvan geven we je een indicatie van de mogelijkheden: hoe zou een app op maat jouw processen kunnen optimaliseren? Zo heb je in ieder geval alvast een idee van wat er technisch mogelijk is om jouw doelen te bereiken. Aan de hand daarvan kunnen we je een voorstel doen voor een zogenaamde sprint 0: tijdens zo’n sprint 0 gaan we steeds verder in op jouw wensen maken we alvast een interactiemodel van de app.

Meer weten over hoe wij werken? Lees dan even: Hoeveel kost het om een app te ontwikkelen? of Hoe een briljant app-idee tot leven komt (de inventarisatie).

Je kunt ons tijdens kantoortijden bellen op 085-2737909 of het formulier hieronder invullen. We reageren zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen één werkdag.

Gerelateerde artikelen:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.