Is de bouw klaar voor de digitale transitie?

De Nederlandse bouwsector heeft zich klaargemaakt voor een interessant 2019. De orders van projecten blijven binnenstromen, terwijl het aanbod van personeel minder wordt. Dat geeft natuurlijk druk in de organisatie. Maar dat is niet de enige druk die wordt verhoogd: met het stijgen van het aantal orders, zullen er meer en meer documenten in de omgang zijn ter begeleiding van het bouwproject. De vraag is dan, hoe het overzicht in de bouwprojecten wordt behouden. Vooral wanneer er geen sprake is van digitalisering van de documenten.

De intensiteit van de documentenstroom

Het is een algemeen fenomeen dat er bij ieder bouwproject veel documenten in omgang zijn. De documenten zijn vanaf het begin tot het einde van het bouwproject in omloop en gedurende het bouwproject worden steeds meer documenten toegevoegd. Denk hierbij aan de bouwtekeningen aan de start van het project, afleverbonnen, de certificaten die gedurende het project worden aangevraagd, de prognoses en de rapporten. Overzicht houden in de documentenstroom over alle betrokken partijen heen is een uitdaging die soms onmogelijk te managen lijkt.

De uitdaging ligt vooral bij de intensiteit van de documentenstroom in combinatie met de hoeveelheid van betrokkenen. Bouwprofessionals zijn tegenwoordig meer bezig met het managen van documenten en formulieren, dan met hun expertise: bouwen! De zoektocht naar het juiste document, in de hoop dat het up to date is met de laatst gewijzigde versie, neemt bijna de overhand. Documenten worden veelal over verschillende kanalen gedeeld tussen de verschillende partijen, waardoor een totaaloverzicht lastig is en de actualiteit van de informatie een vraagteken. Denk hierbij aan simpele bijlagen in mails, maar ook via DropBox of WeTransfer. Iedere partij slaat dit op zijn eigen computer op, waardoor anderen in het ongewis zijn over de laatst gewijzigde versie.

Gelukkig zijn er voorlopers binnen de sector die zich hiervan bewust zijn en klaar zijn voor een verbetering van de efficiency én voor innovaties in communicatie. Het besef dat de oude manier van delen niet meer effectief en efficiënt is, begint te komen. Maar hoe pak je dit aan en hoe zorg je dat iedereen mee gaat met deze ontwikkelingen?

Processen in de bouwsector zijn te digitaliseren, maar het ene proces is gemakkelijker te dan het andere proces. Dat sommige processen als moeilijk te digitaliseren worden ervaren, zorgt voor enige terughoudendheid bij bedrijven om de omslag te maken. Gelukkig is het innoveren en digitaliseren van documentprocessen de afgelopen jaren steeds gemakkelijker geworden. Vaak zijn er bestaande systemen waarmee gewerkt wordt, waarop documenten en belangrijke data worden vastgelegd. De uitdaging zit hem dan in het vinden van een juiste integratie, die aansluit op de bestaande systemen en de werkwijze en wensen van de gebruikers. Met als eindresultaat dat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar is.

Er zijn verschillende factoren die de datakwaliteit beïnvloeden, zoals:

  • De mate waarin medewerkers specifiek verantwoordelijk zijn gemaakt om de datakwaliteit te bewaken
  • De mate waarop de invoer geautomatiseerd plaatsvindt en de hoeveelheid papier die hierbij nog noodzakelijk is
  • De hoeveelheid verschillende databases en de mate waarop deze systemen met elkaar geïntegreerd zijn
  • De snelheid waarop de actualiteit van de data veranderd. (Een adres zal minder snel veranderen dan een voorraad of een levering)
  • De wijze waarop de kwaliteit van de database wordt gecontroleerd
  • De manier waarop het databeheer is ingericht

Het is niet voor niets dat de integratie van systemen genoemd wordt als één van de factoren die de datakwaliteit beïnvloeden. Zonder integratie ontstaat er een wirwar aan data en is het onduidelijk welke van deze data de juiste is

De noodzaak van integraties tussen bestaande systemen wordt vaak wel ingezien, maar niet gerealiseerd. Argumenten zoals de prijs, complexiteit, tijd en capaciteit worden aangedragen om de besluitvorming uit te stellen. Maar de huidige praktijk is dat digitalisering niet meer ingewikkeld is en dat het vaak meer oplevert dan dat het kost.

Digitalisering en integraties moeten het werk immers gemakkelijker maken! Een integratie die is afgestemd op de manier van werken binnen jouw bedrijf maakt het bouwproces beter bestuurbaar en efficiënter.

Belang van adoptieproces

Een belangrijke factor die een positief effect heeft op het adoptieproces, is de wijze waarop de integratie met de bestaande processen is ingericht. Het realiseren van een aantal standaard koppelingen is al snel mogelijk, maar vaak ontoereikend qua functionaliteit en dat geeft een gevoel van ‘net niet handig’. Daarom is het kijken naar een inrichting en integratie van systemen die de daadwerkelijke werkwijze van het bouwteam ondersteunt, de meest wenselijke manier. Want dat zorgt ervoor dat werknemers er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaan.

De medewerkers moeten ook daadwerkelijk met de integratie gaan werken en begrijpen hoe het proces is opgezet om op basis van de beschikbare, kwalitatieve data de juiste keuzes te kunnen maken. Het is daarom van belang genoeg aandacht te schenken aan het adoptieproces van de medewerkers. De software die geïmplementeerd wordt, kan zo geavanceerd mogelijk zijn, maar als je medewerkers het proces niet begrijpen, is de integratie niets waard.

Real-time inzicht door een goed adoptieproces

Dat digitalisering zo goed afgestemd kan worden op de wensen van iedere unieke klant, laat onze klant Tielbeke Transport zien, die vorig jaar het logistieke centrum verder heeft uitgebreid. Zij zagen in dat digitalisering nodig was voor het verbeteren van het logistieke proces. Het resultaat van het gezamenlijke project dat we hebben gedaan om verschillende datastromen met elkaar te verbinden, is dat er nu real-time inzicht is in de beschikbare docks voor het laden en lossen. Dit heeft gezorgd voor een enorme tijdswinst in een bestaand proces.

Digitalisering van de documentenstroom zorgt voor meer inzicht, kortere lijnen en een beter bestuurbaar proces. De kortere lijnen resulteren niet alleen in een gestroomlijndere communicatie en werkproces maar ook in een positief effect op de tijdswinst en de faalmarge.

Kijk eens kritisch naar je eigen processen en informatiestromen om vast te stellen waar de verbeterpunten zijn!

 

Dit vind je misschien ook leuk

Meest recent