Dit artikel is tot stand gekomen op basis van een gesprek met Gijs over projectmanagement bij de ontwikkeling van maatwerk software.
Een projectmanager vervult een belangrijke rol bij de ontwikkeling van (maatwerk) software. De projectmanager leidt het project in goede banen, is het aanspreekpunt voor de opdrachtgever en stuurt de developers aan. Bij beeproger vervult Gijs deze rol. Hieronder lopen we samen met Gijs de drie fases door waaruit de werkwijze van beeproger bestaat. Per fase bespreken we wat zijn rol als projectmanager is en waar voor hem de uitdagingen liggen.
1. Inventarisatiefase
Deze fase wordt ook wel sprint 0 genoemd. In deze fase wordt een wens of probleem van een klant omgezet in een softwareconcept. Deze fase duurt gemiddeld zo’n 4 weken en bestaat meestal uit 4 bijeenkomsten van gemiddeld 2 uur.
Wensen in kaart brengen
“Bij deze eerste fase ben ik als projectmanager nauw betrokken,” vertelt Gijs. “Het begint natuurlijk met een kennismaking met de klant en samen bespreken wat de wensen en doelen zijn. Daarna proberen we in verschillende sessies zoveel mogelijk informatie in te winnen: we vragen de klant echt het hemd van het lijf. Deze informatie is voor ons heel belangrijk om de wens van de klant te vertalen naar user stories. Deze user stories dienen weer als vertrekpunt voor de ontwikkeling van de MVP (de eerste versie van de applicatie of software). Het vertalen van de wens van de klant naar een slimme technische oplossing vind ik een van de leukste dingen aan mijn functie.”
De uitdaging
“De grootste uitdaging in deze fase is dat er voor de klant veel luikjes opengaan. De klant komt erachter wat er allemaal mogelijk is en ziet vaak tijdens het proces van de inventarisatie allemaal nieuwe opties, mogelijkheden en functionaliteiten. En natuurlijk kunnen we alles voor een klant bouwen, maar we moeten ons wel blijven focussen op het hoofddoel en niet constant zijwegen inslaan. Alles wat buiten de MVP valt, kunnen we namelijk altijd later nog oppakken.”
“De wens van de klant vertalen naar techniek, dat is het mooiste om te doen!”
Gijs, projectmanager bij beeproger
2. Projectfase
In de projectfase wordt de MVP ontwikkeld. De MVP komt tot stand in sprints: dit zijn korte periodes waarin op systematische wijze de applicatie of de software steeds verder ontwikkeld wordt. De sprints bestaan steeds uit een fase waarin gebouwd wordt, opgevolgd door een testfase waarin onderzocht wordt of alles goed werkt en waarin feedback van de klant verwerkt wordt. Om tijdens de verschillende sprints altijd op een lijn te blijven, hebben we binnen beeproger elke maandagochtend teamoverleg. Hierin bespreken we met alle collega’s die nauw betrokken zijn met de projecten – van sales, tot interaction designers, tot projectmanager – waar we staan en waar we heengaan. Deze wekelijkse meeting zorgt ervoor dat we allemaal precies weten hoe we onze klanten het beste verder kunnen helpen en daar speelt de projectmanager ook een grote rol in.
Tussenpersoon tussen klant en bouwteam
“Als projectmanager sta ik in deze fase tussen de klant en de groep developers in. Ik ben het vaste aanspreekpunt van de klant en heb direct contact met de developers in het bouwteam. Zo kunnen we altijd snel schakelen en eventuele issues tackelen. Daarnaast ben ik als projectmanager verantwoordelijk voor de planning: ik moet hierin goed overzicht houden en altijd een stap vooruit denken,” vertelt Gijs. Om dit allemaal in goede banen te leiden, beginnen we elke dag bij beeproger met een daily standup. Hier komen alle developers samen met onze projectmanager en bespreken we alle lopende projecten. Ondanks dat we door Corona een nieuwe manier van werken hebben aangenomen en daardoor er 50/50 op kantoor of thuis gewerkt wordt, vinden we de daily standup heel belangrijk. Door deze daily standup weet iedereen waar we staan en waar nog dingen opgepakt moeten worden. Daarom wordt er ‘s ochtends ingebeld door alle collega’s die thuiswerken en zo blijven we te allen tijde in nauw contact met elkaar.
De uitdaging
“Binnen een project valt er veel te plannen, maar lang niet alles: het blijft techniek. Soms lopen we gedurende het project tegen dingen aan die langer duren of eerst opgelost moeten worden voordat we verder kunnen. Omgekeerd komt het ook voor dat we een taak veel sneller af hebben dan gepland. Dit maakt het soms uitdagend – zeker omdat we werken met opleverdata – om hier een strakke planning op te zetten.”
3. (Door)ontwikkelfase
Wanneer de MVP af is, oftewel de eerste versie van het product is klaar voor gebruik, belanden we aan bij de laatste fase van het ontwikkeltraject: de (door)ontwikkelfase. In deze fase wordt feedback ingewonnen van gebruikers om slimme verbeteringen aan te brengen of handige functionaliteiten toe te voegen. Vaak nemen klanten in deze fase een vast aantal uren per maand bij beeproger af.
Actief vanaf de zijlijn
“In de laatste fase kan het product van de klant in gebruik genomen worden. Mijn grootste taak als projectmanager zit er nu op. Tijdens deze fase komt het bijvoorbeeld vaak voor dat developers rechtstreeks contact met de klant hebben. Ondanks dat ik in deze fase een stapje terug doe, hou ik wel altijd een oogje in het zeil. Wanneer ik merk dat klanten in deze fase nieuwe wensen hebben of een nieuw project willen opstarten dan kom ik weer in beeld en start het ontwikkelproces weer van voren af aan.”
De uitdaging
“De uitdaging in de ontwikkelfase zit ‘m voor mij persoonlijk vooral in het vinden van de juiste balans tussen nieuwe en bestaande klanten. Veel van mijn beschikbare tijd gaat naar (nieuwe) klanten die zich in de inventarisatiefase of projectfase bevinden, maar ik onderhoud ook contact met bestaande klanten. Hier moet ik mijn aandacht constant tussen verdelen en dat is vooral met meerdere drukke projecten soms een hele uitdaging. Geen dag is hetzelfde, maar dat maakt mijn functie juist zo leuk.”
Heb je aan de hand van dit interview vragen of wil je de mogelijkheden voor het ontwikkelen van maatwerk software voor jouw organisatie verkennen? We helpen je graag! Voor vragen kun je ons bellen of mailen, net als voor het inplannen van een vrijblijvend kennismakingsgesprek.