Stel, je hebt een aannemersbedrijf. Jullie maken gebruik van een planningsapplicatie en een urenregistratie app waarin je medewerkers de gewerkte uren kunnen bijhouden. Die twee systemen werken in de basis goed, maar het probleem is dat ze niet met elkaar gekoppeld zijn. Daarom kost het je collega’s veel tijd om de uren vanuit de urenregistratie app handmatig in het planningssysteem te zetten (of vice versa). Frustratie alom: je hebt namelijk fors geïnvesteerd in twee softwarepakketten die niet met elkaar communiceren. Het liefste zou je daarom deze twee software pakketten met elkaar willen koppelen.

En moet je nagaan, er zijn bedrijven die wel 4 of 5 verschillende software pakketten gebruiken, die ook allemaal onafhankelijk van elkaar werken. Pakketten die niet met elkaar gekoppeld zijn, maar waarin wel (gedeeltelijk) dezelfde data wordt gebruikt. Dat betekent vaak dat je veel data handmatig moet overtypen. En dat levert veel ergernis op. Dit fenomeen begrijpen wij bij beeproger als geen ander. Daarom hebben wij een overzicht gemaakt dat je in kunt vullen, en eventueel naar ons terug kunt sturen, om je te helpen met het in kaart brengen van de pakketten die je met elkaar wilt koppelen. Het template kun je hier downloaden.

Het nut van software koppelingen

Hoe leuk wij het ook vinden om nieuwe software te bouwen, het is niet altijd nodig om een compleet nieuwe app of softwarepakket te bouwen als het pakket niet meer aan jouw wensen voldoet. Als je een softwarepakket hebt dat in de basis goed werkt, maar je mist data of functionaliteiten uit een ander programma, dan kom je met een koppeling vaak een heel eind.

In dit artikel gaan we verder in op het koppelen van verschillende software pakketten.

Hoe koppel je met andere software?

Of software (eenvoudig) te koppelen is hangt voornamelijk af van de vraag of er API’s beschikbaar zijn en zo niet, of de huidige software leverancier wil meewerken. Laten we per scenario eens kijken hoe we te werk gaan.

Scenario 1: Er zijn API’s beschikbaar

In het meest gunstige geval hebben de twee software pakketten die je wilt koppelen een API (Application Programming Interface) beschikbaar. Zo’n API zorgt ervoor dat data tussen twee softwarepakketten veilig en vrij eenvoudig met elkaar uitgewisseld kunnen worden. De meeste grote softwarepakketten zoals ExactSAPUnit44PS en metacom hebben gewoon een API beschikbaar.

Zodra je ons vraagt om een koppeling te bouwen kijken we dus eerst of de pakketten een API beschikbaar hebben. Als dat zo is, dan gaan we uitgebreid de documentatie doornemen. Met behulp daarvan ontwikkelen we een zogenaamde tussenlaag. Deze tussenlaag zorgt ervoor dat de softwarepakketten met elkaar kunnen communiceren; ofwel elkaar kunnen lezen en schrijven. Vervolgens bepalen we welke data uit de verschillende pakketten met elkaar uitgewisseld moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan de uren uit een urenregistratie app die gedeeld moeten worden met een factureringssysteem.

Scenario 2: Er zijn geen API’s beschikbaar

Sommige softwarepakketten hebben (nog) geen API beschikbaar. Dat komt bijvoorbeeld wel eens voor bij softwarepakketten die op maat zijn gebouwd door een eenpitter. Gelukkig is er ook dan vaak nog geen man overboord. In het geval dat er geen API beschikbaar is, gaan we in gesprek met de huidige software leverancier om te kijken wat de mogelijkheden zijn.

In dat geval zijn er weer twee opties:

2. Huidige software leverancier werkt wel mee

In de meeste gevallen wil de huidige software leverancier gewoon meewerken. Dat sluit aan bij de huidige tijd waarin ‘open source’ bijna de norm is. In dat geval vragen we concreet aan de bestaande leverancier welke documentatie we nodig hebben om de gewenste koppeling te bouwen.

2. Huidige software leverancier werkt niet mee

Er zijn helaas ook nog altijd leveranciers die absoluut geen medewerking willen verlenen. Ook in dat geval kunnen we er vaak nog steeds een mouw aan passen. Vaak is het bijvoorbeeld mogelijk om de gegevens van het softwarepakket te exporteren in een Excel of CSV bestand en hiermee aan de slag te gaan. Het wordt wat te technisch om in detail uit te leggen hoe dat in z’n werk gaat, maar we gaan hierover graag eens met je in gesprek.

Voorbeeld van software koppelingen: Nmbrs®

Nmbrs® wordt door veel organisaties gebruikt voor allerlei HR-gerelateerde zaken: van salarisadministratie tot verlof- en verzuimregistratie. Wij zijn officiële partner van Nmbrs®. Dat houdt in dat we voor organisaties koppelingen bouwen tussen Nmbrs® en hun andere pakketten. Het softwarepakket voor de financiële administratie bijvoorbeeld, waardoor de salarisadministratie niet meer dubbel ingevoerd hoeft te worden. Meer weten of koppelen met Nmbrs®? Of wil je weten waar we nog meer mee koppelen? Bekijk dan deze pagina.

Conclusie

Het koppelen van software pakketten kun je rustig aan ons over laten. Het is niet altijd nodig volledig nieuwe applicaties te ontwerpen of bouwen; een koppeling kan soms net de problemen oplossen die je dagelijks tegenkomt. Ben je geïnteresseerd in wat het zou kosten om jouw software te koppelen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.