Wie wel eens wat online besteld en geretourneerd heeft, heeft waarschijnlijk onbewust gebruik gemaakt van de service van BuyBay. BuyBay is Nederlands meest duurzame retourservice en werkt samen met grote bedrijven als Bol.com, Coolblue en Blokker. Daarnaast is BuyBay een snelgroeiend bedrijf waardoor ze derde zijn geworden in de FD Gazellen Awards 2021 West-Nederland in de categorie ‘Groot’.
Doordat BuyBay zo’n snelgroeiend bedrijf is, is het onmogelijk om grootschalige HR processen handmatig bij te houden. Om dit handmatige werk te reduceren, was BuyBay op zoek naar een koppeling tussen hun verschillende software systemen. En daar kwam beeproger bij kijken.
Om meer inzicht te geven in het traject en de oplossing, gaan wij het gesprek aan met Sander Janssen, systeembeheerder, en Rutger Hemrika, ICT manager, van BuyBay.
Over BuyBay
BuyBay, opgericht in 2014, heeft de missie om retourzendingen zo duurzaam mogelijk te verwerken. Op dit moment belanden de meeste retouren en restpartijen nog op de afvalberg, terwijl dit niet nodig is. BuyBay laat zien hoe het wel kan en sorteert, verkoopt en verwerkt retourgoederen dusdanig zorgvuldig dat slechts 1-2% van de goederen als afval eindigt. De rest komt gewoon weer terug op de markt.
Om dit allemaal in goede banen te leiden, maakt BuyBay gebruik van hun eigen geoptimaliseerde logistieke keten, software en algoritme. Maar ook een groot team van magazijn en kantoormedewerkers staat dagelijks klaar om de algehele retourprocessen te verduurzamen.
Het vraagstuk: een koppeling tussen NMBRS en Azure Active Directory
Op dit moment werken er tussen de 150 en 200 man bij BuyBay; een groot team van specialisten met een flexibele schil. Vooral op piekmomenten, zoals tijdens en vlak na de feestdagen, werken er meer mensen in het magazijn om de retouren allemaal te kunnen verwerken. Al het personeel wordt binnen de HR afdeling geregistreerd in NMBRS. De omgevingen worden via Microsoft 365 en Azure ontsloten en beveiligd. Echter ontbrak er een directe koppeling tussen de HR en IT werkstromen en de meeste handelingen werken handmatig uitgevoerd. Het risico en de foutmarge moest worden weggenomen.
Daarom ging BuyBay op zoek naar een partij die deze koppeling kon realiseren. Bij NMBRS kregen ze een aanbeveling voor drie softwareontwikkelaars. Na met alle drie in gesprek te zijn geweest, kwam beeproger als duidelijke partner naar voren. Zo kreeg beeproger de opdracht om een interface te bouwen tussen Azure Active Directory en NMBRS, welke tevens inzichtelijk moest zijn voor de IT afdeling van BuyBay.
Het ontwikkelproces en resultaat
Het koppelen van twee systemen klinkt misschien als een eenvoudige taak. Echter komt er veel nauwkeurigheid en precisie bij kijken. Verschillende datasets moeten met elkaar gematcht en gelinkt worden en hierbij mag geen data verloren gaan. Gelukkig had BuyBay al veel tijd gestopt in het voorwerk, waardoor ze duidelijke requirements hadden opgesteld waarmee onze ontwikkelaars aan de slag konden.
Sander en Rutger geven aan dat het contact met beeproger altijd goed is geweest. “De communicatie met beeproger is altijd duidelijk geweest en daardoor is het algehele traject uiterst soepel verlopen. Daarnaast was het erg prettig werken door de ruimte voor testen en feedback.” Feedback van onze opdrachtgevers vinden wij heel erg belangrijk, want alleen door deze input kun je er een echte samenwerking van maken en kun je een eindproduct opleveren wat aan alle eisen voldoet.
Zo hebben wij voor de livegang van de interface ook nog met BuyBay gezeten voor de overdracht. Sander geeft aan: “Deze overdracht was heel fijn. Bij het bouwen van een dergelijke koppeling komen er altijd uitzonderingen naar boven. Deze konden we bespreken en zijn gelijk door beeproger opgepakt en afgehandeld. Wij zijn zeker tevreden met het eindproduct.”
Zo heeft beeproger BuyBay geholpen:
- Efficiëntie.
Door het koppelen van NMBRS aan Microsoft 365 en Azure Active Directory, hoeft er niet meermaals dezelfde informatie ingevoerd te worden. - Veiligheid.
Door een geautomatiseerde koppeling kan BuyBay nog eenvoudiger voldoen aan AVG wet- en regelgeving, doordat niet iedereen meer bij alle systemen kan. - Nauwkeurigheid.
Door een automatisering worden er veel minder fouten gemaakt. - Betrokkenheid.
Medewerkers kunnen makkelijker en sneller bij informatie relevant aan hun functie, wat de algehele betrokkenheid bevorderd.
Toekomstplannen en een aanbeveling
Dat deze koppeling het werk van medewerkers makkelijker en overzichtelijker heeft gemaakt, is voor BuyBay wel duidelijk. “Maar we kijken ook naar de toekomst,” zegt Rutger. “De krapte op de arbeidsmarkt is groot en zal waarschijnlijk nog wel even aanhouden. Daarom kijkt BuyBay hoe we een goede werknemerservaring kunnen creëren door middel van een EX-platform (Employee eXperience Platform) aanpak.”
Daarnaast geeft Sander aan: “BuyBay heeft een eigen IT afdeling, waardoor we niet alles zullen uitbesteden aan beeproger. Wel kunnen we kijken waar we verder kunnen samenwerken. Jullie communicatie is erg goed, waardoor je echt als partners optreed in het traject. Ik zou jullie dan ook zeker aanbevelen aan andere partijen.”
Ook op zoek naar een koppeling?
Wanneer je op zoek bent naar een koppeling tussen verschillende systemen, dan ben je bij beeproger aan het juiste adres. Wij hebben veel ervaring met het koppelen van onder andere NMBRS, Azure Active Directory en Exact. Wil je weten hoe wij je verder kunnen helpen? Neem dan contact met ons op, we denken graag met je mee.
