Als je uit Noord-Nederland komt, dan heb je vast en zeker eens over een weg gereden die is aangelegd door Koninklijke Sjouke Dijkstra. De strakke wegen die ons verbinden tussen grote en minder grote steden worden dagelijks aangelegd, onderhouden en verbeterd door KSD. Een bekend voorbeeld hiervan is het project Aanpak Ring Zuid waarin Koninklijke Sjouke Dijkstra samen met vijf andere aannemers werkt aan de complete vernieuwing van de zuidelijke ringweg van Groningen.
Om dit allemaal in goede banen te leiden, moet er veel data georganiseerd en opgeslagen worden. Dit gebeurde voorheen vooral handmatig en voor de papieren werkbonnen en eindeloze Excel sheets moest een eigentijdse oplossing komen. Daar kwam beeproger bij kijken. Samen met Koninklijke Sjouke Dijkstra bouwden wij een moderne applicatie waarin zowel uren geregistreerd kunnen worden, als ook een dagregistratie bijgehouden kan worden. We nemen je graag mee in het ontwikkelproces en de uiteindelijke oplossing. Voor dit artikel gingen we in gesprek met Theo Brattinga, directeur van Dijkstra Groep.
Over Koninklijke Sjouke Dijkstra
Al meer dan 135 jaar realiseert Koninklijke Sjouke Dijkstra succesvol projecten in grond-, weg-, water-, en betonbouw. Ze zijn actief in infra, milieu en energie en betrokken van ontwerp tot realisatie en projectmanagement.
Het avontuur begon allemaal in 1884 met Sieger Dijkstra, die als een soort zzp’er aan verschillende bouwprojecten in Nederland werkte. Zo bouwde hij bijvoorbeeld mee aan het Rijksmuseum in Amsterdam en het treinstation in Enschede. Zoons, kleinzoons en achterkleinzoons hebben dit decennia lang doorgezet onder de naam Sjouke Dijkstra. En zo ontving, na honderd jaar, het bedrijf Sjouke Dijkstra begin jaren ’80 van de toenmalige Commissaris van de Koningin het predicaat Koninklijk. Sindsdien wordt er nog dagelijks succesvol gebouwd onder de naam Koninklijke Sjouke Dijkstra. Recente projecten zijn bijvoorbeeld de rondweg in de Eemshaven en het groot onderhoud aan de provinciale N860, de N354 en de N995, het vervangen van de Stationsweg in Groningen en de bouw van diverse schakelstations voor wind- en zonneparken.
Het vraagstuk: het eenvoudig registreren van uren, materieel en ontvangen grondstoffen.
Om al deze indrukwekkende projecten in goede banen te leiden, moet er veel geregistreerd worden. Van de gemaakte uren van de grondwerkers, tot het gebruikte materieel, alsook eventuele schade of orders. Voorheen gebeurde dit allemaal op papier of in Excel, wat tot op zekere hoogte goed werkte, maar ook zeker ruimte voor verbetering gaf. Door met Excel of papieren registraties te werken, is data nooit gelijktijdig door meerdere mensen te bewerken. Daarnaast kun je zo ook niet de meest actuele of accurate data garanderen.
Hier moest een oplossing voor komen. Koninklijke Sjouke Dijkstra was op zoek naar een applicatie, die zou werken als dagrapportage en als urenregistratie. Een dergelijke automatisering garandeert wel actuele en accurate informatie. Dit maakt het werk eenvoudiger en leuker, waardoor medewerkers zich bezig kunnen houden met zaken waar ze echt goed in zijn.
Waarom beeproger?
Om deze beoogde applicatie te realiseren, ging Koninklijke Sjouke Dijkstra op zoek naar een partij die hen hierbij zou kunnen helpen. Met meerdere organisaties gingen zij in gesprek, zo ook organisaties die slechts standaardpakketten aanbieden. Omdat wij een passende maatwerk oplossing konden realiseren, de benodigde kennis in huis hebben en eindeloos enthousiast zijn, wonnen wij het vertrouwen en werd duidelijk dat ze verder zouden gaan met beeproger. Onze eerdere projecten lieten zien, dat wij ook deze app succesvol zouden realiseren.
Het ontwikkelproces en resultaat
Het ontwikkelproces begon twee jaar geleden. Samen met de product owner bij KSD maakten wij een eerste versie van de applicatie. Dit zou een urenregistratie, werkbon en dagregistratie in één worden.
Het was belangrijk dat de gemaakte uren van de grondwerkers eenvoudig ingevoerd moesten kunnen worden door de uitvoerder van die dag. Ook moest de app praktische zaken bijhouden, zoals wat het weer die dag was, of met welke schade, kosten of materieel er die dag gewerkt was. Omdat sommige dagen erg lijken op andere dagen, beschikt de app ook over een kopieerfunctie van de data van de dag ervoor, zodat niet altijd alles opnieuw ingevuld hoeft te worden. Tevens heeft de applicatie een koppeling met Exact, zodat informatie niet handmatig overgeheveld hoeft te worden. Om de koppeling met Exact te realiseren, heeft beeproger een maatwerk module gebouwd. Ter beveiliging moeten de uren eerst goedgekeurd worden, voordat de export gemaakt kan worden naar Exact.
Het ontwikkelproces verliep goed en gestaag. beeproger heeft hard gewerkt om de gemaakte afspraken steeds per sprint op te leveren. Na elke sprint was er ruimte voor Koninklijke Sjouke Dijkstra om het product te testen en feedback te geven. Hierin merkten beide partijen dat flexibiliteit en verwachtingsmanagement kernwaardes vormen voor een goede samenwerking. Wat voor de een zo logisch lijkt, kan voor de ander volledig onduidelijk zijn. Het is daarom belangrijk om te allen tijde in nauw contact met elkaar te blijven en te communiceren over verwachtingen.
Nu deze applicatie succesvol afgerond is, kijkt KSD al voorzichtig vooruit. Ze kijken naar de mogelijkheden om de applicatie breder in te zetten, zodat ook zusterorganisaties hier gebruik van kunnen maken.
Hoe heeft beeproger Koninklijke Sjouke Dijkstra kunnen helpen?
- Overzichtelijkheid.
Door de inzet van de applicatie is informatie makkelijk terug te vinden en kom je niet voor verrassingen achteraf te staan. - Nauwkeurigheid.
De informatie is gedetailleerder en accurater, wat zorgt voor een goed overzicht. - Vereenvoudiging.
Door de koppelingen met Exact en het samenbrengen van de uren- en dagregistratie in één app zijn taken vereenvoudigd. - Verminderde foutkansen.
Door automatische invoering van data en controlemomenten voor de export, wordt de kans op fouten drastisch verminderd. - Betrokkenheid.
Door een actueel en duidelijk overzicht van de informatie, is het voor werknemers makkelijker betrokken te blijven.
Zou KSD beeproger aanbevelen?
Tot slot vroegen wij Theo of hij ons namens Koninklijke Sjouke Dijkstra zou aanbevelen bij andere partijen. “Als beiden – klant en opdrachtnemer – werken aan flexibiliteit en verwachtingsmanagement, dan zou ik jullie zeker aanbevelen,” laat Theo ons weten. “Een applicatie ontwikkelen is echt samenwerken. Het is dus belangrijk dat je goed uitspreekt wat je wilt en wat je van de ander verwacht. Als je dat doet, dan komt het goed.” En dat is ook iets wat wij bij beeproger heel belangrijk vinden. We moeten open en eerlijk communiceren, want alleen zo komen we tot de beste resultaten.
Ben je benieuwd geworden wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op en wie heb jij straks ook wel zo’n eigentijdse tool in handen.
