fbpx

Case: digitalisering leidt tot efficiënter plannen bij Germo Logistiek

Innovatie en digitalisering wordt steeds belangrijker. Hoe sneller de digitale wereld verandert, hoe meer belang een bedrijf heeft bij goed werkende systemen. Dit is ook iets wat Germo Logistiek zich realiseerde. Er moest een oplossing komen voor het traditionele Excel waarin tot dan toe gewerkt werd. Daarom besloten ze contact op te nemen met beeproger. Via dit interview met Emiel Jansen, directeur van Germo Logistiek, geven wij je graag een inkijkje in deze case en hun beweegredenen om gezamenlijk een maatwerk applicatie te ontwikkelen.

Over Germo Logistiek

Germo Logistiek, zoals de naam al doet vermoeden, is een logistiek bedrijf met de missie om vloeibaar tanktransport op het gebied van feed, food en RMO tussen leverancier en ontvanger te realiseren. Zij zijn de betrouwbare partner, als het aankomt op het collecteren en transporteren van melk van de vee- en geitenhouders. 

De organisatie is in 2008 ontstaan uit een fusie van kleinere bedrijven. Sindsdien heeft Germo Logistiek een grote groei doorgemaakt en werken ze samen met grote bedrijven als Friesland Campina, als ook kleinere ondernemingen en stichtingen, zoals Salland Boert en Eet Bewust. 

Het vraagstuk

Germo Logistiek is, ondanks haar gevestigde positie, een relatief platte organisatie. Van de 120 werknemers, zijn er 112 chauffeurs, die dag in, dag uit rondrijden om ervoor te zorgen dat de melk van de boer bij de producent terecht komt. Om dit allemaal zo soepel mogelijk te laten verlopen, moet er veel gepland worden. Vast staat, dat dit is een ongelofelijk complexe taak is. De planning moet namelijk worden afgestemd op de wensen van de chauffeurs, de beschikbare wagens en de wensen van de klanten. Voorheen werden deze planning in Excel gerealiseerd. Echter, na verloop van tijd, realiseerde Emiel Jansen, directeur van Germo Logistiek, samen met zijn roostermakers, dat dit niet optimaal is. Het moest simpeler en beter. 

Waarom beeproger?

En zo begon de zoektocht naar een maatwerk software bouwer, die zou kunnen helpen bij het realiseren van een goed werkende planningsapplicatie. Emiel Jansen heeft nauw contact met Tielbeke Logistiek, een logistiek bedrijf wat al sinds jaar en dag bezig is met digitalisering. Na gesproken te hebben met Hessel Jonkman, de ICT manager van Tielbeke Logistiek, werd duidelijk dat beeproger ook hun heeft geholpen bij een succesvolle transitie naar digitalisatie. We hebben een case over geschreven, waarin we dieper ingaan op de details van deze samenwerking. Dit is Tielbeke Logistiek zo goed bevallen, dat Hessel aangaf dat Emiel echt eens contact moest opnemen met beeproger. 

En zo geschiedde. 3 jaar geleden, in april 2018, zijn beeproger en Germo Logistiek een samenwerking aangegaan, om het doel van passend maatwerk als vervanging van Excel te realiseren.

Het ontwikkelproces

Zoals je ook al hebt kunnen lezen in de case van Enie.nl, begint elke ondernemer in Excel. Tot op zekere hoogte is dit een prima oplossing. Echter, naarmate een organisatie groeit en innoveert, kan het verstandig zijn te kijken naar maatwerk.

Toen in 2018 Germo Logistiek contact opnam met beeproger, was het idee aanvankelijk een mobiele applicatie te ontwikkelen om de planningen te optimaliseren. Deze planningsapplicatie stelt Germo Logistiek in staat roosters te maken voor de chauffeurs. Tevens dient de applicatie als het platform voor de communicatie van de routeplanning, roosters en andere documenten tussen planning, planner en chauffeur.

Dit idee werd, na verloop van tijd, steeds uitgebreider. Emiel grapt: “Als ik nu zou horen wat we destijds wilden, zou ik gelachen hebben. Wat we toen voor ogen hadden, is nu compleet anders.”
Nadat de mobiele applicatie bijna af was, kwam Germo Logistiek tot de conclusie dat een desktopversie van de applicatie ook wel heel handig zou zijn, omdat de chauffeurs vooral werken vanaf de computer in plaats van de telefoon. Uiteraard vergt deze omschakeling flexibiliteit van beide kanten. Zo heeft beeproger uitvoerig meegedacht in het vinden van een passende oplossing en heeft Germo Logistiek de software meermaals getest.

Dit testen vraagt veel tijd en soms schiet dit erbij in, wanneer een bedrijf het erg druk heeft met andere zaken op de piekmomenten in het jaar. Dit heeft er dan ook voor gezorgd dat het traject veel langer geduurd heeft, dan aanvankelijk gedacht werd. “Daarnaast was het ook lastig dat we door Corona niet altijd bij elkaar konden zitten. Alleen middels online meetings, en dit is niet optimaal,” vertelt Emiel. “Als we met z’n allen om de tafel zitten met de applicatie erbij, is het voor mij veel makkelijker aangeven wat er nog verbeterd moet worden.” 

Desalniettemin, is het gelukt om een product te ontwikkelen wat sinds enige tijd live is.

Wat staat er voor de toekomst gepland?

Emiel geeft aan, dat de doorontwikkeling van de applicatie nooit stopt. De app is nog niet heel lang in gebruik. Er zijn nog genoeg wensen en ideeën die uitgewerkt kunnen worden. Zo is, sinds de realisatie van de software, duidelijk geworden dat de desktopversie veel intensiever gebruikt wordt, dan de mobiele versie. Daarnaast is het de bedoeling de applicatie ook te gaan gebruiken voor alle planningen, en niet alleen voor de roostes. Ten laatste, is het de bedoeling dat deze applicatie zal fungeren als een all-round communicatie platform, zodat alles op een plek te vinden is.

Hoe heeft beeproger Germo Logistiek kunnen helpen? 

  • Vereenvoudiging
    Door het ontwikkelen van krachtige maatwerk software, zijn veel processen versimpeld en inzichtelijker gemaakt.
  • Flexibiliteit
    Door een flexibele houding van beide partijen is er een product tot stand gekomen, wat precies aansluit bij de wensen van Germo Logistiek.
  • Betrokkenheid
    Door de integratie van de applicatie, zijn medewerkers nog meer betrokken.
  • Communicatie
    Door het nieuwe systeem wordt een soepele communicatie tussen verschillende partijen mogelijk gemaakt.
  • Minder foutkansen
    Door het proces te digitaliseren, wordt de foutmarge gereduceerd.
  • Actuele informatie
    De applicatie biedt mogelijkheid altijd te zien wat er aan de hand is, zoals bijvoorbeeld een actuele track and trace volglink.
  • Efficiënter
    Digitalisering maakt bedrijven veel efficiënter, doordat complexe taken inzichtelijk gemaakt worden, makkelijker aan te sturen zijn en veelal actueler zijn.

Zou je beeproger aanbevelen?

Dan rest ons alleen nog de vraag of Germo Logistiek ons bij jou zou aanbevelen. “Jazeker,” glimlacht Emiel. “beeproger stond altijd voor ons klaar om dingen op te pakken en flexibel mee te denken. Het is echt maatwerk, en het is belangrijk om daarbij stil te staan. Als bedrijf moet je ook genoeg tijd en middelen hebben om een product te testen, om zo tot een goed eindproduct te komen.” In een van onze laatste artikelen, hebben we het gehad over de randvoorwaarden voor een goede samenwerking binnen de ICT. Dit artikel gaat hier dieper op in.

 

Tot slot, ben jij nieuwsgierig geworden naar wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Hoe wij jouw processen middels digitalisatie kunnen optimaliseren? Neem dan gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.