Case: Verzuimapplicatie voor het PoortWachter Expertise Centrum

Een applicatie die werkgever en werknemers automatisch door het ziekteverzuimproces leidt én voldoet aan wetgeving voor ziekteverzuim en privacy. Met die ambitie kwam PWEC bij beeproger.

Het PoortWachter Expertise Centrum (PWEC) in Drachten en Heerde is in 2013 opgericht om werkgevers onafhankelijk te adviseren over hun wettelijke verantwoordelijkheden en de beste aanpak rond verzuim en re-integratie. Werkgevers krijgen hierdoor grip op de situatie en de kosten, terwijl uitvallende werknemers de begeleiding krijgen die ze nodig hebben om spoedig te herstellen. De dienstverlening van PWEC is de laatste jaren uitgebreid met een groot aantal gespecialiseerde deskundigen.

 

 

Ambitie

Belangrijk is dat werkgevers op elk moment in het verzuim- en re-integratietraject voldoen aan de Wet verbetering poortwachter en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarom ontwikkelde PWEC een innovatieve webapplicatie die is gebaseerd op een unieke visie op verzuim en re-integratie, met inachtneming van de geldende wetgeving: RegiePoort.

 

Sandra Tromp, een van de oprichters van PWEC: 

‘Vanuit onze ervaring weten we dat betrokkenen de Wet verbetering poortwachter vaak niet goed kennen. Hoe vaak is een bezoek aan de bedrijfsarts nodig? Wat houdt het arbeidsdeskundig onderzoek in? Onduidelijkheid veroorzaakt onzekerheid bij werknemers. En werkgevers weten vaak niet welke stappen ze moeten zetten. Met een webapplicatie kunnen wij het proces makkelijker maken en fouten voorkomen, maar een systeem waarin werkgevers én werknemers toegang hebben, bestond niet. Daarom wilden wij een nieuwe applicatie laten ontwikkelen. We raakten erover in gesprek met beeproger.’

 

De online tool die onze klant voor ogen had, moest voldoen aan alle wettelijke eisen, gebruiksvriendelijk zijn en toegankelijk voor werkgever, werknemers en PWEC als verzuimbegeleider. Deze mooie ambitie wilden we als webapplicatie ontwikkelaar en app bouwer graag helpen realiseren. 

 

 

Aanpak

PWEC had het proces uitgewerkt in een indrukwekkend document van 700 pagina’s inclusief het basisdesign voor de online tool: RegiePoort. De vertaling in een technische applicatie is een complexe opgave. Denk maar aan alle schermen die moeten worden ontwikkeld om werkgever, werknemer en verzuimbegeleider door alle stappen te leiden. Daarom organiseerden wij allereerst drie zogenoemde ‘Sprint 0’-sessies waarin we een aantal onderdelen van het administratieve proces tot in detail hebben besproken en uitgewerkt. Zo kregen we allebei, PWEC en beeproger, inzicht in de opgave.

 

Heldere uitgangspunten

Na deze drie Sprint 0-sessies werd voor ons allen duidelijker hoe RegiePoort eruit moest komen te zien en wat er in grote lijnen voor nodig was om deze applicatie te ontwikkelen. Vervolgens konden wij een realistische planning maken met bijbehorende kosten. Ook belangrijk was dat we duidelijke prioriteiten hadden bepaald om het project in fases op te leveren. PWEC zou de applicatie hierdoor al snel kunnen aanbieden aan haar klanten, terwijl wij verdere functionaliteiten ontwikkelden. Dit noemen wij een MVP: Minimal Viable Product.

 

Sandra Tromp van PWEC: 

‘Tijdens deze sessies bleek de goede verstandhouding tussen ons. Dat vind ik een belangrijk criterium, want als er discussies ontstaan moeten we nog steeds door één deur kunnen. Die discussies zijn er geweest en daar zijn we goed uitgekomen. Ik ga altijd op mijn gevoel af en daarom hebben we voor beeproger gekozen.’

Tussentijdse afstemming

De uitgangspunten waren duidelijk, onze programmeurs konden de webapplicatie gaan ontwikkelen. Vanaf de eerste ziektedag komt een proces op gang dat zeer nauw luistert om aan de geldende wet- en regelgeving te voldoen. Wie moet op welk moment actie ondernemen? Welke communicatie en welke processen horen hierbij? Wie heeft inzage in wat? Alle schermen en handelingen moeten kloppen, voor elke gebruiker van RegiePoort. Onze projectleider organiseerde daarom elke week afstemmingsoverleg met PWEC. Een intensieve en verhelderende werkwijze die ervoor zorgde dat het administratieve proces volledig en juist werd geautomatiseerd.

 

Deze aanpak is onze standaard voor complexe projecten op maat. We vragen door en doen verbetersuggesties, waarbij onze Groningse nuchterheid helpt om bij de kern te blijven. Onze adviseurs en programmeurs denken kritisch mee en komen op eigen initiatief met slimme oplossingen. Een mooi voorbeeld is de tijdlijn in de PWEC-applicatie die alle betrokkenen in één oogopslag duidelijk maakt welke processtappen al zijn gezet.

 

Extra uitdaging in het PWEC-project was om de behoefte aan transparantie te combineren met de bescherming van privacygevoelige gegevens, een lastige balans. Samen kwamen we daar goed uit. PWEC wist elke vraag dankzij hun grote inhoudelijke expertise te beantwoorden. Deze constructieve samenwerking heeft geleid tot de hoge kwaliteit van het eindresultaat. En wij hebben er veel energie van gekregen!

 

Sandra Tromp van PWEC: 

‘Het was belangrijk dat we al na een paar maanden het eerste deel van RegiePoort in gebruik konden nemen, zonder eerst de hele investering te hoeven doen. Het wekelijkse afstemmingsoverleg is een succesfactor geweest. De projectleider van beeproger zorgde voor hapklare brokken. Mijn collega Jan Tromp en ik hebben de expertise en de beslissingsbevoegdheid waardoor we direct knopen konden doorhakken. We hebben samen met beeproger een uitstekend ontwikkelproces doorlopen dat nieuwe wensen en aandachtspunten gelijk meenam. Natuurlijk kost wekelijks overleg tijd, maar je voorkomt zo faalkosten. En het resultaat is een zeer gebruikersvriendelijk systeem dat volledig voldoet aan de Wet verbetering poortwachter en de AVG zoals we voor ogen hadden.’

 

Resultaat

PWEC kon al snel ervaring opdoen met de applicatie en haar klanten de service bieden van een geautomatiseerd proces. In ons wekelijkse afstemmingsoverleg namen we de feedback direct mee. We bouwden aan de online tool met steeds meer functionaliteiten en een jaar na de start leverden we fase 1 op.

 

In fase 2 gaan we verder met het automatiseren van processen, waaronder het digitaliseren van rapportages. We implementeren een automatische scheiding tussen het rapport voor de werknemer (mét medische informatie) en het rapport voor de werkgever (zónder medische informatie). Dit om de privacy van de werknemer te borgen.

 

Met RegiePoort voegt PWEC onderscheidende waarde toe aan haar dienstverlening om werkgevers te begeleiden bij hun verantwoordelijkheden voor ziekteverzuim. Dankzij de webapplicatie besparen zij tijd en kosten. En PWEC krijgt meer ruimte voor haar inhoudelijke adviesrol.

 

Sandra Tromp van PWEC:

‘Onze klanten zijn MKB- en grootbedrijven in vele sectoren. RegiePoort biedt werkgevers en werknemers vanaf de eerste ziektedag een houvast en bouwt tegelijkertijd een volledig dossier op. In een presentatie leggen we hun uit hoe het systeem werkt en laten we beknopte handleidingen achter.

De zieke werknemer doet zelf een loondoorbetalingsverzoek, waarbij de werkgever eventueel de helpende hand biedt. Bijvoorbeeld als de werknemer te ziek is of geen laptop heeft. Door direct actie te ondernemen, is het verzuim meestal korter. Automatische meldingen wijzen alle betrokkenen op de noodzakelijke stappen. Zo moeten werkgevers bijvoorbeeld aangepast werk aanbieden om loonsancties te vermijden. De tijdlijn geeft helderheid over het proces.

RegiePoort is een unieke webapplicatie, gebaseerd op onze onderscheidende visie op verzuim en re-integratie. Wij garanderen onze klanten dat ze dankzij onze begeleiding en RegiePoort volledig voldoen aan de Wet verbetering poortwachter en de AVG.’

 

Nog even kort de voordelen voor PWEC en haar klanten

  • Geautomatiseerd proces voor ziekteverzuim en re-integratie
  • Aansluitend op de Wet verbetering poortwachter en de AVG
  • Gebruiksvriendelijke applicatie voor alle partijen in het ziekteproces
  • 24/7 online beschikbaar
  • Duidelijk inzicht in het proces
  • Ondersteuning van werknemers bij herstel en re-integratie