Find uit Heerenveen houdt zich bezig met asbestinspectie, -inventarisatie en analyse van asbestmonsters. Een belangrijk onderdeel van hun dienstverlening is het vrijgavecertificaat, waarmee een pand of gebied officieel asbestvrij verklaard wordt. Dat gaat nu een stuk efficiënter en met minder fouten door een app van beeproger.
Case: een app voor vrijgavecertificaten voor Find
1
het probleem
Bert Hoogsteen van Find vertelt hoe het er eerder aan toe ging: “We gebruikten een Word-sjabloon om de vrijgavecertificaten te maken. Helaas is dit best wel foutgevoelig. Er kwam veel typewerk aan te pas, waardoor er af en toe fouten in stonden. Maar soms werden er ook oude sjablonen hergebruikt, waardoor er bijvoorbeeld een foutief adres op een certificaat stond. Logisch, want mijn mensen willen efficiënter en sneller werken. Maar fouten op zo’n certificaat kunnen we ons niet veroorloven. Dat kan zelfs juridische gevolgen hebben.”
Toen John bij hem op de koffie kwam, liep Bert al een tijdje met het idee om dit proces te moderniseren. “John had al snel een paar goede ideeën, die me ook weer inspiratie gaven. Samen hebben we toen al snel een richting bepaald. Hij kwam precies op het goede moment, alsof hij rook dat ik hem nodig had!”
2
de oplossing
Aan de inhoud hoefde niet veel gedaan te worden. Er moesten nog steeds ‘gewoon’ vrijgavecertificaten gemaakt kunnen worden. Het werd al wel snel duidelijk dat het efficiënter kon, omdat er in de oude situatie bijvoorbeeld 4 keer handmatig hetzelfde ingevuld moest worden. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen een app te ontwikkelen.
Daarin hebben we eerst het oude sjabloon overgenomen, met zoveel mogelijk verbeterslagen. Dus de medewerkers van Find hoeven niet meer 4 keer hetzelfde in te vullen. 1 keer is genoeg, de app doet de rest.
“Ik kon eenvoudig met screenshots aan de jongens van beeproger later weten hoe ik het wilde hebben”, vertelt Bert. “Dat ging heel soepel, dus ik ben blij met de samenwerking. Bij onduidelijkheden trokken ze ook direct aan de bel, zodat er geen onnodig werk gedaan werd. Heel prettig.”
3
het resultaat
De app is nu een tijdje in gebruik, naar volle tevredenheid van Find. Bert: “Het grootste verschil zien we in de tijd die het kost om een certificaat te maken. Dat gaat nu veel sneller, waardoor projecten sneller afgerond kunnen worden. Dat is ook gunstig voor onze klanten, die hun projecten dan ook sneller op kunnen leveren. Daarnaast is de kwaliteit van de certificaten verbeterd en is de administratieve afhandeling eenvoudiger geworden.”
Dat betekent niet dat we al klaar zijn! Een belangrijke reden om voor een app te kiezen, is omdat we de functionaliteit nog verder uit kunnen breiden. Bert: “In de volgende versie koppelen we de app aan onze administratiesoftware, zodat we met 1 druk op de knop het certificaat en de factuur kunnen versturen. Een mooi compliment voor beeproger is trouwens ook dat verschillende concurrenten het werken met een app nu hebben overgenomen, nadat ze bij ons zagen hoe fijn het werkt.”
