fbpx

Case: SW digitalisering leidt tot concurrentievoordeel

Hoeveel digitalisering kan leiden tot een groeiend concurrentievoordeel, weet SW Vastgoedverbetering als geen ander. Een aantal jaar geleden kwam SW in contact met beeproger en daar is een heus communicatie platform met 3 portalen uit gerold. We nemen u graag mee in deze indrukwekkende case.

 

Over SW Vastgoedverbetering

SW Vastgoedverbetering, destijds SchildersWacht, is opgericht in 1953 en is van origine een schildersbedrijf. De eerste vestiging is opgericht in Almelo. De organisatie werd als snel uitgebreid door het opzetten van een aantal nieuwe vestigingen onder de naam van SW. Dat ging destijds heel praktisch: we kennen een klant in Emmen, dus huren we daar een garagebox. Vervolgens ging daar een projectleider zitten met een aantal vakmannen en vanuit die box groeide een nieuwe vestiging. Het motto was ‘handen uit de mouwen, goed werk leveren en je zult zien, we groeien’.

Met deze tactiek groeide het bedrijf steeds verder door. Naar inmiddels een groot totaal onderhoudsbedrijf met elf vestigingen door het hele land. Het verhaal over het ontstaan van SW wordt nog vaak verteld. We interviewen Koen Poppema, Financieel Directeur van SW. Hij vertelt: ‘die start kenmerkt namelijk nog steeds het DNA van SW, het samenwerken met elkaar, ook al zijn we verschillend’.

Koen studeerde economie in Groningen en is daarna in de wereld van reorganisaties terecht gekomen. De combinatie van die achtergrond en het feit dat Koen uit een bouw familie komt, maakte dat Koen aangenomen werd als financieel directeur. Koen kreeg samen met Algemeen Directeur Hans Wortelboer, de opdracht om SW verder te professionaliseren. Alles gebeurde voor hun komst namelijk decentraal, dat moest anders.

Toch zit het ‘hoofdkantoor denken’ nog steeds niet in hun DNA. Ook al is SW groot gegroeid, ze blijven klein denken. Down to earth. Koen wilde samen met Hans een SW 2.0 realiseren. Een professionelere organisatie met een uniforme marketing uitstraling, waar processen worden geborgd, op zo’n manier dat onderling kennis wordt uitgedeeld en er uniforme werkprocessen zijn.

SW wilde samen met vakinhoudelijke partners werken aan deze professionaliseringsslag. En daar kwam beeproger om de hoek kijken.

Het vraagstuk

SW wilde deze professionaliseringsslag tot stand brengen door het ontwikkelen van een communicatie platform, bestaande uit 3 portalen, te weten een medewerkersportal, klantportaal, en bewonersportal.

Een medewerkersportal

De werknemers van SW vulden hun uren en ritten nog in op briefjes, dat wilden ze digitaliseren met een app. Iedereen heeft immers een mobiele telefoon. Ook was Koen er van overtuigd dat digitaal communiceren met hun vakmannen de toekomst is. De mannen rijden namelijk vanuit huis naar hun project en rijden na hun werkdag van het project weer naar huis. Ze komen niet naar kantoor. Vaak niet meer dan 1 of 2 keer per jaar voor een gesprek of een borrel. Hoe zorg je er dan voor dat je met elkaar communiceert? Dus ontstond er al snel het beeld dat de uren app ook moest gaan dienen als een communicatieplatform. Geen intranet waar je een pc voor nodig hebt, maar een makkelijk te bereiken app.

Een klantportal

Dit gold ook voor de klanten van SW. De klant geeft SW alle vertrouwen en dat wilde de organisatie borgen. Door het ontwikkelen van een klantportaal konden ze de klant inzicht geven in hun werkzaamheden en wat de status daarvan is.

Een bewonersportal

Ook de bewoners moesten op de hoogte gehouden en inzicht krijgen in de duur van de werkzaamheden en de status ervan.

Waarom beeproger?

Koen is begonnen het het zoeken naar bestaande software, maar kwam er uiteindelijk achter dat dit niet aansloot bij zijn visie. ‘We konden wel een uren app kopen, maar dan hadden we nóg een tool erbij’ vertelt Koen. En het beantwoordde slechts een klein deel van zijn vraag. Toen ze op het spoor kwamen van maatwerk software kregen ze veel ‘flitsende’ presentaties en demo’s, maar kwamen ze er gauw achter dat de partijen niet konden leveren wat zij voor ogen hadden.

En toen belde Runo, Business development & relatiebeheer manager bij beeproger. Koen realiseerde zich dat het een heel avontuur ging worden, vooral na het intensieve voortraject. Dus beeproger belde op het juiste moment, met de juiste inhoud en een goede propositie. We spraken af om voorafgaand een grondig vooronderzoek een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren voor de ontwikkeling van de portals.

 

Het ontwikkelproces

Uit het haalbaarheidsonderzoek kwamen alle eventuele obstakels naar voren. Deze werden besproken, een voorstel werd gedaan en daarna zijn we begonnen met het vooronderzoek voor het project. Onze interaction designer Ron startte met het maken van de functionele designs. ‘Een hele prettige manier van werken, want je weet precies wat je krijgt en ziet snel of je nog dingen vergeten bent’ vertelt Koen. beeproger ontwikkelt altijd een functioneel design/klikbare bouwtekening waarbij je precies kunt zien hoe het eindproduct eruit komt te zien en hoe het gaat werken.

Daarop volgden de beoogde sprints, waarin we startten met het bouwen van het klantportaal. Koen dacht op dat moment ‘ik krijg straks dus wat Ron heeft gemaakt, fijn, succes jongens!’. Hij verwachtte dat na de ontwikkeling van het design we aan de slag gingen en hij een aantal beoogde sprints later een werkend portaal had. Dat is echter niet hoe deze werkwijze in praktijk verloopt. Het betreft geen aangenomen werk. Daar lag destijds een les voor beeproger, namelijk de klant hiervan meer bewust maken. Koen’s verwachtingen waren duidelijk anders, daar konden wij helderder over zijn. Nauwe samenwerking en samen optrekken is namelijk een vereiste voor een goed eindresultaat.

Koen geeft nu aan dat het belangrijk is om te weten dat je niet de klassieke opdrachtgever en opdrachtnemer rol hebt in een dergelijk ontwikkel traject. Er is veel aansturing en overleg tussen beeproger en de klant nodig. Het is écht een samenwerking.

In dit project hebben we van elkaar geleerd. Koen staat nu naast ons als opdrachtgever en wij zijn helder over het proces en de tijdsinvestering die wij van een klant verwachten.

 

‘Weet waar je aan begint’

Toen we Koen vroegen wat hij nieuwe klanten van beeproger zou willen meegeven zei hij meteen ‘weet waar je aan begint’. Daarmee bedoelt hij dat je je goed moet realiseren dat je echt naast elkaar gaat zitten in dit project en je als opdrachtgever niet passief afwacht. beeproger geeft in het begin traject wel aan dat je het samen moet doen, maar dat het zoveel tijd zou kosten had Koen niet verwacht.

SW heeft geen aparte IT afdeling, dus werd veel gevraagd van de medewerkers van SW. Zo moest Koen bijvoorbeeld zelf het projectleiderschap op zich nemen. Het heeft SW in een jaar tijd ongeveer een halve FTE gekost. Dat zorgde in het begin voor frustraties. Dat had hij eerder willen weten.

Daarnaast is voor innovatie kapitaalkracht nodig. Je moet kapitaal hebben om een dergelijke oplossing te realiseren. Een product kan in eerste instantie 40k kosten, maar het kan oplopen tot 120k door nieuwe inzichten en extra functionaliteit als je gaat doorontwikkelen. Dat is belangrijk om je te realiseren, die doorontwikkeling vergt ook een investering qua tijd en geld.

 

En nu?

Zowel het klantportaal als het medewerkersportaal staan live en functioneren erg goed, aldus Koen. Hij omschrijft het als volgt: ‘als de verbouwing eenmaal klaar is, zijn de frustraties snel weg’. SW bespaart ontzettend veel tijd en geld door de ontwikkeling van deze app en verbindt hun vakmannen én de klanten aan SW.

 

Wat staat er voor de toekomst gepland?

Koen denkt nu na over een SW 3.0 waar ze nog verder gaan uitbreiden en blijven groeien. Koen voorspelt dat de druk op digitalisering een trend zal blijven. En dat door deze digitaliseringsslag, ze een concurrentievoordeel hebben kunnen behalen, doordat ze de concurrentie een stap voor blijven.

Daarom zal SW blijven investeren in IT. Ze investeren een groot deel van hun winst in innovatie en digitaliseren. ‘Zolang de investering en het resultaat met elkaar in balans blijft, gaan we samen met onze partner beeproger door’ geeft Koen aan. ‘We stoppen pas met investeren en innoveren als dát uit balans raakt’.

Koen droomt nu van een geïntegreerd platform waarin alle apps gekoppeld kunnen worden en met elkaar kunnen communiceren. Zodat wanneer een medewerker of klant zijn portaal opent, hij of zij precies die informatie ziet die voor hem of haar relevant is. De huidige architectuur van de reeds ontwikkelde oplossingen is hiervoor al gereed.

Koen geeft aan: ‘beeproger heeft inmiddels wel bewezen expert te zijn in het koppelen van ingewikkelde systemen en het ontwikkelen complexe applicaties’. Dus ook aan SW 3.0 bouwen wij graag mee.

Hoe heeft beeproger SW kunnen helpen? 

  • Besparing
    Doorontwikkeling zorgt in veel gevallen voor besparing. ‘Mits de klant en het IT bedrijf de app samen bedenken en ook samen nadenken over besparing’ geeft Koen aan. ‘Dan is dat heel krachtig’. En dat is precies het effect geweest van de samenwerking van beeproger en SW.
  • Concurrentievoordeel
    Door te innoveren en te investeren in digitalisering behaal je een sterk concurrentievoordeel.
  • Betrokkenheid
    Betrokken medewerkers en klanten die te allen tijde op de hoogte zijn.
  • Kennis en Kunde
    beeproger heeft veel kennis en kunde getoond, in het vooronderzoek en tijdens de ontwikkeling.
  • Druk op digitalisering
    Druk op digitalisering zal een onderwerp blijven. Soms is het lastig voor ondernemingen om te zien hoe ze kunnen digitaliseren en innoveren. beeproger helpt bij deze druk en deze impactvolle transitie. Dát is onze kracht.

 

Aanbeveling

Als Koen een aanbeveling zou moeten geven, komt het neer op ‘weet waar je aan begint’. Ben je een klein mkb bedrijf en wil je een soortgelijke omvangrijke en complexe app als SW? Dan zegt Koen ‘doe het niet en kijk naar een standaard app’.

Heb je wel kapitaalkracht? Let dan op je budget en je planning. Innoveren kost tijd en geld. Houd daar rekening mee.

‘Maar, als ik kijk naar wat er uiteindelijk gerealiseerd is dan brengt beeproger een goed maatwerk product tot stand. Als je bovenstaande context in gedachten houdt en je zoekt naar een partner die je échte kennis en kunde levert, dan zou ik beeproger echt van harte aanbevelen’.

 

Nieuwsgierig geworden? Neem dan gauw contact met ons op. We staan graag voor u klaar.