fbpx

Case: Van cliëntvolgsysteem naar moderne app-interactie met klanten

Re-Base levert een cliëntvolgsysteem voor de re-integratie branche, waarmee zij de administratie van jobcoaches en re-integratieconsultants gemakkelijker, overzichtelijker en aantrekkelijker maken. In een re-integratietraject is de communicatie tussen cliënten, coaches en consultants intensief, complex en privacygevoelig. De wens was om deze onderlinge communicatie en interactie nog verder te optimaliseren. We gaan erover in gesprek met Robin Egas, oprichter en eigenaar van Re-Base.

 


De uitdaging van Robin

Even terug in de tijd. Het is 2002 en Robin ervaart als consultant bij een reïntegratiebedrijf de dagelijkse papieren rompslomp van wat hij zelf ‘een administratieve puinhoop’ noemt. Overal kunnen documenten zich bevinden en elke re-integratieconsultant gaat er op zijn of haar eigen manier mee om. In plaats van alles handmatig op te ruimen besluit hij, samen met een softwarebedrijf, een digitaal clientvolgsysteem te ontwerpen waarmee vrijwel alle aspecten van de administratie, facturatie en rapportage vereenvoudigd en geoptimaliseerd worden. Het bedrijf Re-Base is geboren. Robin Egas houdt met zijn kennis en ervaring jarenlang contact met zijn klanten door training over het systeem te geven en om te kijken of alles naar tevredenheid werkt. Hierdoor wordt het cliëntvolgsysteem continue verbeterd.

Nu, 18 jaar verder, blijkt de re-integratie branche veranderd te zijn. Zowel aan de zijde van cliënt als coach/consultant is er een toenemende behoefte ontstaan om op een modernere manier met elkaar te communiceren. “Coaches en consultants zijn mobiel en zullen altijd en overal inzicht moeten hebben in cliëntgegevens en vice versa”, is hoe Robin het verwoordt. Het zijn juist ook de cliënten die steeds vaker vanaf hun smartphone de interactie met re-integratieconsultants willen aangaan. Dus niet alleen maar volgen, maar op elk moment ook kunnen zenden.

De geleverde oplossing, een mix van expertises
Via creatief reclamebureau Publiek uit Groningen komt Robin met beeproger in contact. Beeproger kon doorontwikkelen op het ontwerp van Publiek. De gebouwde applicatie diende aan te sluiten op de huidige back-end van Re-Base. Collega Joey Hiemstra, als Software Engineer ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen van maatwerk applicaties schuift aan.

Joey is een developer die eerst luistert naar je verhaal en uitvoerig de tijd neemt om met een onafhankelijke blik te zoeken naar de beste oplossingen. Ik heb vanaf het begin zijn proactieve houding gewaardeerd om met tussentijdse sprints telkens het gewenste resultaat op te leveren.

Robin Egas (Eigenaar Re-Base)

Robin benadrukt dat zij natuurlijk zelf ook software ontwikkelaar zijn en dat het daarom knap is dat er voor het ontwikkelen van de app als één geolied team is samengewerkt. Hij wist dat app bouwen een expertise was waar zij externe hulp bij konden gebruiken. “Zo heb je te maken met verschillende ontwikkelingstalen, moeten allerlei koppelingen met systemen gemaakt worden en zal de app ook eenvoudig en veilig in gebruik moeten zijn”, legt Robin uit. Zo zijn, met de nieuwe app, bijvoorbeeld notities tussen cliënt en coach eenvoudig in te spreken en om te zetten in geschreven taal. Er werd gekozen voor een native app. Het grote voordeel is dat deze app direct werkt op iOS en Android en te downloaden zijn via de Apple App Store of Google Play Store. De optimale veiligheid wordt gewaarborgd door 2FA, two-factor-authentication. Wat de oplossing bijzonder maakt is dat het de ideale combinatie is tussen veiligheid en laagdrempeligheid (gemak). Bij de eerste keer is er eenmalig een zwaar wachtwoord nodig, daarna alleen maar een vijf cijferige code. “Net zoals de app activeren van je bankinstelling”, is hoe Robin het omschrijft.

Wil je zelf ook deze app ontdekken? Klik dan hier voor een aansprekende video.

Concrete resultaten

  • Coaches en consultants kunnen op een laagdrempelige manier, via de smartphone, altijd en overal informatie met hun cliënten uitwisselen en vise versa.
  • Afspraken worden eenvoudig gemaakt en zijn alleen in te zien voor de betrokkenen.
  • Notities worden gedeeld in een to-do list en zijn zelfs in te spreken. Ook chat vindt plaats in een beveiligde omgeving.
  • De vele documenten, die benodigd zijn tijdens een re-integratietraject, zijn altijd bereikbaar.
  • Gemak, grip en overzicht van privacygevoelige gegevens volgens de richtlijnen van de AVG.

De toekomst
Het bouwen van de app is geen eenmalige samenwerking geweest. “Het moderne communiceren en interacteren met onze klanten is zo goed bevallen, dat we ook onze webapplicatie compleet zullen gaan vernieuwen”, sluit Robin af.